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電腦、打印機做好商業秘密保護—深圳市德錦知識產權代理有限公司
知識產權網 新聞來源:dejinpeter 發布時間:2017/1/29 12:36:00

企業商業秘密被泄露極有可能導致企業發展受阻,陷入困境。而且涉及到公司核心商業機密被泄露,最后公司被清算也不是沒有可能。企業商業秘密保護目前可能更注重的是“宏觀”方面,但是許多商業機密的泄露,很可能都是通過公司電腦、打印機、傳真機不經意外泄。對于公司保護商業機密的“宏觀”把控,有法律顧問就可以。但是其它把控,可否聽一下小編的意見或者是建議?

傳真機使用與企業商業秘密保護
  1、企業高級管理人配備專用傳真機。因為,高級管理人員一般會有單獨辦公房間,而其他不相關人員不能隨意進入其房間,這樣,對方在傳真時,企業高級管理人員就可以直接收到傳真,不需要經過其他中間環節。有時,高級管理人員會讓秘書收發傳真,但是,對于企業核心商業秘密的文件,企業高級人員直接收發可能會更妥,減少信息傳播的不必要環節。

  2、等候收發傳真。許多公司職員直接將傳真內容傳給對方,也不事先通知對方,事后也不確認。即使自己公司的高級管理人員配備了專用傳真機,但是,對方很可能是將傳真機放在企業公用部位的,如果未經通知直接發傳真,那么,該傳真件內容很有可能會被對方公司不相關的人員知悉。因此,對于載有企業秘密信息的傳真件,應與對方負責人事先聯系,然后再確認是否發送!

  3、安排行政人員收取傳真。若企業采用將傳真機集中置于公共地方的,為防止傳真件內容被來往經過的其他不相關人員知悉或其他來收發傳真的人員知悉,企業應將傳真機放置于近靠行政人員的地方,并要求行政人員如有傳真件傳過來,應立即收取好傳真并交給傳真件收件人,這樣可以最大限度地減少傳真件中間不必要環節。

  4、傳真時不可離開。有時傳真人員因工作很忙,看到傳真頁數很多而傳真速度又很慢,所以,在啟動傳真后就直接去忙自己的工作了,估計差不多快傳完了再過來;有的人在下班時啟動傳真,因不愿在傳真機旁等候傳真完畢就下班了,第二天上班時把傳真件拿走。這樣都是極易導致泄密,而且此時很難知道泄密事實的發生經過。因此,即使傳真件內容比較多,傳真人員也不可中途離開,以免發生泄密事件。

  5、對于企業重要秘密文件可以采用親手交付。通過傳真件傳真載有企業秘密的文件,但仍有泄密的可能,如今科技已高度發達,傳真過程中也有可能其傳真內容被第三方惡意竊取,因此,企業對一些重要文件,不通過傳真形式,而采用親手交付,可以更好地確保企業秘密信息的萬無一失。

電腦使用與企業商業秘密保護
  1、設置電腦進入密碼。無論是臺式電腦還是手提電腦,許多員工包括管理人員,經常在下班后或外出時,將電腦放在公司里,這樣,若有不正當想法的員工或其他人,就有可能偷偷打開電腦,查看、拷貝電腦里的商業秘密。因此,存儲商業秘密的電腦不設置進入密碼會讓竊密分子如入無人之境。所以,為了避免他人擅自使用自己電腦而造成泄密,因此,建議企業對所有電腦特別是掌握企業商業秘密的人員的電腦設置密碼,這樣,其他人即使啟動了該電腦,也無法正常進入。還有一種情形企業也應注意,即有的人會暫時離開自己的電腦,有的人會因一時疏忽而忘了關電腦,即使設置了開啟密碼,他人仍可在這一時間段內進入該電腦。
  為了防止這一情況,應設置定時鎖定電腦程序,即電腦處于不使用狀態經過一定時間,電腦會自動閉屏,若要再次使用,電腦會自動要求輸入密碼,這樣,即使暫時離開電腦或因其他原因而未關電腦,電腦在經過一定時間后將處于閉鎖狀態,他人無法進入該電腦,這樣,可以避免竊密者利用這一時間竊取商業秘密。

  2、設置文件進入密碼。為了防止企業秘密電子文件被不相關人擅自打開或被竊取等,可以設置文件密碼。其作用是凡是要打開此文件,必須輸入密碼,這樣,即使該文件被他人竊取或在傳輸過程中被不相關人獲取等,也不能知悉該文件中的商業秘密內容。

  3、設置文件禁止復制。當企業的商業秘密文件存儲電腦中不希望被他人復制時,可以設置禁止復制。這種做法,特別適用于企業高級管理人員及企業存儲的重要商業秘密。有些商業秘密內容多且很詳盡,單憑頭腦是無法記憶的,因此,即使有人在很短時間里草草看了一下,也不能記住全部內容。如果設置了禁止復制,那么,該文件里的商業秘密就不容易被泄露。企業對哪些文件設置禁止復制應有所選擇,不宜任意擴大禁止復制的文件范圍。

  4、拆除軟盤、USB接口及光盤刻錄等。現在,商業秘密泄密的重要途徑就是用U盤等直接從電腦中拷貝出來帶出公司,并且不易被發覺。因此,企業應根據內部工作需要,對凡是不需要上述外接設備的工作人員的電腦,將有關接口予以拆除,防止有人通過上述方法竊取商業秘密。

  5、電腦內容清除。企業經常會有人員流動,比如工作調動,從一部門到另一部門,也可能是員工離職而聘用新員工,因此,單位經常會將以前使用過的電腦安排給員工使用,這可能會泄露商業秘密。因為在使用過的電腦里可能有大量的客戶來往信息等商業秘密,如果不予以全部清除,那么后面的員工一般都會帶著好奇的心理仔細查看該電腦里的所有文件,這樣,商業秘密會增加被泄密的風險。因此,凡是給員工安排工作電腦的,只要不是新電腦,務必要讓企業內懂電腦的工作人員清除該電腦中前員工遺留的所有不必要的信息。

  6、設置內部網絡應避免包含商業秘密信息。許多企業都設置了內部網絡,員工可以便利地獲得企業固定格式的材料、經驗等,但是,許多企業將公司的客戶詳細信息等也放在內部網絡上,而且也有其他掌握商業秘密的人員為了避免其工作電腦出現意外而將商業秘密信息在內部網絡的個人文檔中存儲,這是很危險的。這樣,其他員工很容易通過內部網絡獲得企業的商業秘密,所以,企業應做到,涉及企業商業秘密的不要放在內部網絡上,同時也應教育員工不要將包含商業秘密的文件存儲在內網上

  7、安裝電腦操作歷史記錄程序。安裝這一程序的作用是可以保留該電腦中所有的操作的歷史記錄。如果該電腦中的商業秘密文件被竊取或被他人查看等,就可能通過該歷史記錄來反映何時被竊取或竊看等信息,這樣有助于發現商業秘密泄密事實與查出事實真像,并且還可以作為證據使用。

  但是企業請注意,保護商業秘密不容置疑,但是在進行相關操作時要考慮到員工或其他人的隱私,尤其是電腦方面,最好先和員工或者其他人進行了順利溝通之后再實施這些措施!

 

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